Was ist ein After Action Review (AAR)?

Wenn Sie viel um die Ohren haben, kann es vorkommen, dass Sie ohne viel Übergangszeit von einem Projekt zum nächsten springen. Andere verlassen sich darauf, dass Sie Ihre Fristen einhalten – was dazu führt, dass Sie alles schnell zu erledigen versuchen, um auf Kurs zu bleiben. Es gibt jedoch noch etwas Wichtigeres als das Einhalten von Fristen: die Projektleistung.

Um bestmögliche Arbeitsergebnisse zu erzielen, benötigen Sie Zeit zur Reflexion. Auf diese Weise können Sie vergangene Projekte zur Verbesserung für die Zukunft nutzen. Ein After Action Review (AAR) schafft einen Übergang von einem Projekt zum anderen und bietet einen Moment, um innezuhalten und zu beurteilen, was gut und was weniger gut gelaufen ist.

Was ist ein After Action Review?

Ein After Action Review (AAR) ist ein Tool zur Nachbesprechung eines Projekts oder Events. Es hilft Ihnen nachzuvollziehen, was geschehen ist, warum es auf eine bestimmte Art und Weise abgelaufen ist und wie Sie die Abläufe in der Zukunft verbessern können. Wenn es korrekt eingesetzt wird, kann ein AAR Stärken und Schwächen Ihres Projekts und Teams beleuchten.

Ein AAR bietet Einblicke in die:

• Teamkommunikation: Gewährleistet die Kommunikationsweise Ihres Teams effizientes Arbeiten?

• Auslastung: Sind genug Teammitglieder verfügbar, um die Aufgabe bis zum Ablauf der Frist zu erledigen?

• Projektressourcen: Stehen ausreichend Ressourcen zur Verfügung und sind diese korrekt zugeteilt, um die gewünschten Projektergebnisse zu erzielen?

• Rollen und Zuständigkeiten: Werden die Teammitglieder ihren Rollen und Zuständigkeiten gerecht und arbeiten sie zusammen, um ihr Ziel zu erreichen?

Ein AAR findet am Ende eines Projekts statt. Sein Zweck ist, zukünftige Projekte mit ähnlichen Workflows oder Abläufen zu verbessern. Wenn das AAR beispielsweise ergibt, dass Ihr Team aufgrund einer unzulänglichen Strategie Probleme mit der Ressourcenzuteilung hatte, dann können Sie für bevorstehende Projekte eine neue Zuteilungsstrategie entwickeln.

Was sind die vier Bestandteile eines AAR?

Ein After Action Review ist ein vierteiliges Modell, das Sie wie den Workflow eines Projekts betrachten können. Jede Phase des Modells enthält eigene Schritte, die die Reflexion und Evaluierung von Verbesserungen erleichtern.

Die vier Phasen eines AAR sind:

1. Design: Identifizieren Sie die wichtigsten Details Ihres AAR.

2. Vorbereitung: Recherchieren Sie Ihr Projekt und planen Sie die Aktivitäten Ihres AAR.

3. Implementierung: Tauchen Sie in die Reflexions-und Analysephase Ihres AAR ein.

4. Veröffentlichung: Gehen Sie Ihre Ergebnisse durch, verfassen Sie einen Bericht und erstellen Sie einen Maßnahmenplan.

Nutzen Sie die unten aufgeführten Schritte, um tiefer in die einzelnen Phasen des AAR einzutauchen und Einblicke in die Gesamtleistung Ihres Projekts zu gewinnen.

1. Design

Die Designphase ist eine Möglichkeit, Ihr AAR zu strukturieren. Projekte bestehen aus mehreren Teilen, weshalb es wichtig ist zu bestimmen, welchen Ansatz Sie wählen werden, um Verbesserungen umzusetzen.

Definieren Sie den Umfang und die Ziele:

Ihr AAR muss nicht jedes einzelne Teammitglied, jeden Stakeholder, jeden Budgetposten und jeden Meilenstein analysieren. Damit Sie die bestmöglichen Einsichten aus Ihrem AAR gewinnen können, sollten Sie den Umfang und bestimmte Ziele bezüglich der von Ihnen gewünschten Erfolge festlegen. Sie werden den Review-Prozess wahrscheinlich mit einer grundlegenden Vorstellung von den Dingen, die Sie zu erreichen wünschen, oder Lektionen, die Sie zu lernen erhoffen, beginnen. Nutzen Sie diese Ideen für Ihre Zielsetzungen.

Identifizieren Sie Stakeholder:

Stakeholder sind alle Personen, die am AAR-Prozess beteiligt sind, sowie jeder, auf den die von Ihnen gewonnenen Einsichten Auswirkung haben. Dies kann Ihre Teammitglieder, Kunden und Klienten, Stakeholder des betreffenden Projekts und Projektleiter umfassen. Behalten Sie diese Personen im Hinterkopf, wenn Sie Ihr AAR durchführen, damit Sie eine Reihe verschiedener Perspektiven beleuchten können.

2. Vorbereitung

In der Vorbereitungsphase sammeln Sie Informationen und Materialien, um den Großteil des AAR-Prozesses auszuführen. Diese Phase sollte auch eine Diskussion mit Ihrem Team über die Aktivitäten und Fragen beinhalten, die Sie in der Analyse der in der Designphase identifizierten Projektabschnitte besprechen möchten.

Recherche:

Der Rechercheteil der Vorbereitung umfasst das Zusammentragen von Projektmaterialien, die Ihrem Team beim Beantworten von Fragen in der nächsten Phase des AAR helfen werden. Wenn Sie den Fokus Ihres AAR darauf richten, wir Ihr Team das Projektbudget und die Projektressourcen verwaltet hat, dann werden Sie Zugriff auf den Budgetvorschlag benötigen, die genutzten Dienstleister recherchieren und Quittungen und Protokolle von Budgetbesprechungen heranziehen müssen.

Tragen Sie Workshop-Materialien zusammen:

Ihr Team kann mittels eines Brainstormings ermitteln, welche Workshop-Aktivitäten für das entsprechende AAR-Projekt und -Thema am geeignetsten wären. Wenn Sie nach Problempunkten in einem längerfristigen Projekt suchen, können Event Storming oder Problempunkt-Mapping hilfreich sein. Für diese Aktivitäten benötigen Sie ein Whiteboard und Haftnotizen. Sie können Ihrem Team auch auf spielerische Weise bestimmte W-Fragen stellen, wofür Sie nicht extra Materialien benötigen. Dieses Reflexionsmodell hilft Teams dabei, einzelne Reflexionsebenen zu durchlaufen, um Lösungsansätze zu finden.

3. Implementierung

Die Implementierungsphase ist der Abschnitt, in dem Sie Ihre AAR-Diskussion und -Analyse beginnen. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie sich darüber im Klaren sein, worüber Sie in der AAR-Sitzung sprechen möchten, wie Sie das Thema analysieren möchten und wer sonst noch einbezogen werden sollte.

Führen Sie Workshops und Analysen durch:

• Nutzen Sie die von Ihnen in Phase zwei gesammelten Materialien, um mit Ihrem Projekt-Workshop zu beginnen. Wenn Sie ein Event Storming planen, sollten Sie zentrale Events und Handlungen mittels Haftnotizen an einer imaginären Zeitleiste entlang anordnen. Diskutieren Sie die Abfolge der Events und identifizieren Sie potenzielle Problempunkte entlang der Zeitleiste. Wenn Sie ein Mapping von Problempunkten ausführen, stellen Sie diese Punkte anhand eines Rasters mit einer X- und Y-Achse grafisch dar. Hierbei gibt die Y-Achse das Problem und die X-Achse die mit dem Problem verbundene Anstrengung wieder.

Stellen Sie vier wichtige Fragen:

Im Zuge jedes AAR sollten vier wichtige Fragen beantwortet werden:

1. Von welchen Ereignissen und Ergebnissen sind wir ausgegangen?

2. Was ist tatsächlich eingetreten?

3. Was ist gut gelaufen und warum?

4. Was können wir verbessern und wie?

Indem Sie diese Fragen beantworten, führen Sie eine vollständige Nachbesprechung des Projektthemas durch und verstehen, welche Verbesserungen vorgenommen werden können.

4. Veröffentlichung

Wenn Ihr Workshop zum Projektthema abgeschlossen ist und die vier wichtigen Fragen beantwortet wurden, ist es an der Zeit, Ihre Erkenntnisse zu sammeln und zu teilen. Dieser letzte Schritt besteht darin, dass Sie einen After Action Report verfassen, der die Informationen zusammenfasst und ausführbare Empfehlungen für zukünftige Projekte bietet.

Ziehen Sie Schlussfolgerungen:

Sobald Sie einen After Action Report erstellt haben, können Sie diesen als Referenzmaterial für zukünftige Projekte nutzen. Verwenden Sie diesen Bericht, um zu schlussfolgern, was gut und was weniger gut gelaufen ist und welche korrigierenden Maßnahmen ergriffen werden sollten. So könnte z. B. eine Ihrer Schlussfolgerungen lauten, dass Sie Ihr Budget überschritten haben, weil Sie Ihren Budgetvorschlag im Vorfeld nicht ausreichend recherchiert hatten.

Erstellen Sie einen Maßnahmenplan:

Wenn Sie Schlussfolgerungen aus Ihrem AAR ziehen, sollten Sie sich Maßnahmen überlegen, um Dinge in der Zukunft besser zu machen. Auch wenn sich Ihre Lösungen nicht für alle zukünftigen Projekte eignen mögen, ist es ein gutes Gefühl, ein neues Projekt besser vorbereitet anzugehen. Zum Beispiel kann der von Ihnen erstellte Maßnahmenplan einen detaillierten Planungsprozess für Budgetvorschläge oder eine ausführliche Strategie für die Ressourcenzuteilung enthalten.

Beispiel für ein After Action Review

Hier sehen Sie ein Beispiel für ein After Action Review für ein Social-Media-Kampagnenprojekt. Dieser AAR-Bericht bewertet, wie das Team das Budget und die Ressourcen des Projekts eingesetzt hat.

In dieser Vorlage für ein After Action Review werden Sie Abschnitte sehen, anhand derer Ihr Team die AAR-Struktur durchlaufen, sich auf den Workshop vorbereiten und die vier wichtigen Fragen beantworten kann.

Vorlage für ein After Action Review

Nutzen Sie die unten eingefügte Vorlage für ein After Action Review als Leitfaden für Ihr nächstes Projekt.

Betrachten Sie dieses Dokument als treuen Begleiter für Sie und Ihr Team Wenn Sie ein AAR ausführen, ob persönlich oder virtuell, sollten Sie eine rege Diskussion über das betreffende Thema anstoßen, um Fragen zu beantworten und Lösungsansätze zu finden.

Die Vorteile eines AAR

Es ist effektiver, wenn Sie Teammitgliedern anhand von Beispielen aus vergangenen Projekten zeigen, was sie besser machen können, anstatt es ihnen einfach nur zu sagen. Eine Demonstration bietet Ihnen die Gelegenheit, mit gutem Beispiel voranzugehen und das Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Team zu stärken.

Wenn Sie die aus Ihrem AAR gewonnenen Einblicke in konkrete Maßnahmen umsetzen, werden Sie beobachten können, wie sich sowohl Ihre Arbeit als auch Ihre Teamdynamik verbessern wird.

Zu den Vorteilen eines AAR gehören folgende Punkte:

• Es regt Innovation an: Wenn Teams verstehen, wo in der Vergangenheit Fehler aufgetreten sind, können sie sich kreative Lösungen einfallen lassen, um Verbesserungen für die Zukunft vorzunehmen.

• Es führt zu einer verbesserten Entscheidungsfindung: Wenn ausreichend Zeit für Reflexion vorhanden ist, hilft dies Teamleitern und -mitgliedern dabei, zukünftig bessere Entscheidungen zu treffen.

• Es hilft bei der Identifizierung früherer Fehler: Ein AAR bietet eine Gelegenheit, vergangene Projekte zu bewerten und sämtliche Fehler oder Problempunkte aus der Vergangenheit zu identifizieren.

• Es erzeugt Teamsynergie: Der Workshop-Charakter eines AAR bietet Gruppen eine Chance, gemeinsam zu arbeiten und einen effektiven Maßnahmenplan zu erstellen – und so Teamsynergie in Aktion zu erleben.

• Es verbessert zukünftige Projekte: Letztendlich ist das Ziel eines AAR die Verbesserung zukünftiger Projekte.

Der Hauptvorteil eines AAR besteht im entstehenden Lernprozess. Wenn Sie aus der Vergangenheit lernen, sind Sie besser für die Zukunft gerüstet. Als eine Form kontinuierlicher Verbesserung hilft ein AAR Ihnen dabei, kleine Änderungen vorzunehmen, indem Sie vergangene Ineffizienzen beseitigen. Dies führt letztendlich auch zu großen und langfristigen Verbesserungen.

Erleichtern Sie Ihren AAR mit Work-Management-Software

Teamzusammenarbeit ist ein zentraler Bestandteil eines AAR. Ihre Teammitglieder werden viel voneinander lernen, wenn sich alle gemeinsam um Verbesserungen bemühen. Um die Projektnachbesprechung zu optimieren, sollten Sie Ihre Review-Vorlage und Ihren anschließenden Maßnahmenplan in ein Work-Management-Tool einfügen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Materialien zu teilen und Projektinformationen mit Leichtigkeit einzubeziehen. Erstellen Sie Ihren AAR-Workflow mit Asana und erleben Sie, wie sich Ihre Projekte wie von Geisterhand verbessern.